Обо всём по чуть-чуть33

Как правильно поставить на паузу ваш рабочий электронный ящик

Вам не хочется возвращаться из отпуска только для того, чтобы увидеть гору непрочитанных сообщений.

Фото: vecteezy

Независимо от того, берете ли вы отгул только на пару дней или отправляетесь на заслуженный отдых, часто возникает вопрос-Что делать со своими электронными письмами, пока вас нет на рабочем месте? Что можно сделать, чтобы вас не ждала удручающая лавина сообщений, на которые нужно ответить сразу после возвращения на работу?

Gizmodo предлагает несколько советов и методов для Gmail, Apple Mail и Outlook (если вы используете другой почтовый клиент, в нем также должны присутствовать функции, подобные тем, о которых идет речь далее).

Инвестируйте какое-то время, чтобы поставить на паузу почтовый ящик — и после отдыха вы будете себе благодарны.

Будьте конкретны насчет времени отсутствия в офисе

Сообщение об отсутствии на месте знакомо большинству из нас, но часто оно не используется наиболее эффективным способом. Не бросайте короткую заметку, чтобы сообщить людям, что вас нет, — уточните, когда вы вернетесь и чего люди могут ожидать от вас после возвращения.

Четкое объяснение того, как долго вы собираетесь отсутствовать, помогает определить ожидания и должно означать, что у вас будет меньше электронных писем, которые необходимо просматривать по возвращению. Если люди знают, что вас не будет до определенной даты, они могут соответствующим образом адаптировать свою электронную почту.

Возможно, для кого-то будет стоит сделать более радикальный шаг и сообщить, что ни одно из отправленных во время вашего отсутствия писем не будет прочитано. Это означает, что вы можете начать с нуля, когда вернетесь: каждый, кто нашел время, чтобы прочитать ваше сообщение об отсутствии, будет знать, что в этом случае ему нужно будет написать еще раз.

В веб-версии Gmail вы можете настроить сообщение об отсутствии, если нажмете на значок шестеренки (справа вверху), затем Смотреть все настройки (See all settings), Общие (General) и затем Автоответчик (Out-of-Office Auto Reply). Для Apple Mail вам нужно войти на веб-портал iCloud, затем нажать на значок шестеренки (вверху слева), а затем Настройки (Preferences) и Автоматический ответ (Auto-Reply). В веб-версии Outlook щелкните значок шестеренки (вверху справа), а затем выберите Просмотреть все настройки Outlook (View all Outlook settings), Электронная почта (Email) и Автоматические ответы (Automatic replies).

Скриншот: Gmail

Настройте правила и фильтры

Возможно, вы уже пользуетесь правилами и фильтрами электронной почты для управления почтовым ящиком во время работы, но они также могут быть очень полезны и когда вас нет. Если вы будете помечать входящие электронные письма как прочитанные и архивировать их, вы можете сократить количество непрочитанных сообщений, ожидающих вас после окончания перерыва.

То, как именно вы это сделаете, будет зависеть от вашей работы; того, как вы пользуетесь электронной почтой; и разных других факторов. Например, вы можете убедиться, что все внутренние электронные письма из вашей корпоративной почты (то есть от коллег) помечаются как прочитанные и архивируются, пока вас нет. Или, возможно, вы примените фильтр к информационным бюллетеням, которые стоит прочитать, когда вы находитесь в офисе, но без чего вы можете обойтись во время и сразу после отпуска.

Чтобы начать настраивать фильтры в Gmail, щелкните значок шестеренки (вверху справа) и выберите Смотреть все настройки (See all settings), затем Фильтры и заблокированные адреса (Filters and blocked addresses) и Создать новый фильтр (Create a new filter). В Apple Mail кликните Почта (Mail), Настройки (Settings), Правила (Rules) и Добавить правило (Add Rule). В веб-версии Outlook вам нужно нажать на значок шестеренки (справа вверху), затем выбрать Просмотреть все настройки Outlook (View all Outlook settings), Электронная почта (Email) и Правила (Rules).

Скриншот: Apple Mail

Другие шаги, которые можно предпринять

Чем чище ваш почтовый ящик перед отъездом, тем более аккуратным он будет, когда вы вернетесь. Если у вас достаточно смелости, вы можете пометить все, что уже пришло, как прочитанное, и заархивировать это перед перерывом — тогда вам потом надо будет иметь дело только с тем, что пришло во время вашего отсутствия, и провести черту над письмами старше даты вашего возвращения.

Если есть возможность, перед отъездом можно делегировать управление вашим почтовым ящиком коллеге — даже если это просто быстрая проверка сообщений и обозначение наиболее важных. Можно, например указать один или два контакта, которые могут помочь вашим отправителям в случае возникновения неотложных ситуаций.

Определенные почтовые клиенты имеют специальные инструменты для помощи. Например, в веб-версии Gmail вы можете напрямую перетаскивать сообщения между вкладками и приказывать Gmail запомнить ваш выбор: таким образом, многие входящие сообщения будут автоматически отсортированы, а ваша вкладка «Основное» останется менее загроможденной.

Можно воспользоваться и помощью третьей стороны: например, приложение Boomerang для Gmail и Outlook позволяет приостановить поступление электронных писем на определенное время, а SaneBox использует алгоритмы искусственного интеллекта, чтобы определить, какие из ваших входящих писем действительно важны и достойны ответа.

Комментарии3

  • гоблен
    15.01.2023
    Судя по фоте, это статья с очевидными вещами для обладательниц "жаночага розуму", да?
  • 1
    16.01.2023
    гоблен ,а вообще, сказывается контентный голод.
  • гоблен
    16.01.2023
    Аааааа
    Семён Семёныч

Год Сырского. Как воюет украинская армия с этим главнокомандующим2

Год Сырского. Как воюет украинская армия с этим главнокомандующим

Все новости →
Все новости

Белорусские острова, о которых вы могли не знать2

Зеленский рассказал, как видит «сделку» с Трампом по полезным ископаемым9

В Петербурге музыкант выбросился с 10-го этажа, когда к нему пришли с обыском за «финансирование ВСУ»7

Журналиста Игоря Ильяша обвиняют по двум уголовным статьям1

В какой день в 2020-м могли произойти перемены? Польский дипломат выпустил книгу о работе в Беларуси и ответил на этот вопрос32

Трамп планирует встретиться с Зеленским на следующей неделе12

Почему высокое давление не позволяет российским Суперджетам летать? Хотя для Боинга это не проблема23

Умер Герман Кириллов2

В Беларуси все-таки запретят Хагги Вагги. Министр образования считает, что эта игрушка провоцирует насилие11

больш чытаных навін
больш лайканых навін

Год Сырского. Как воюет украинская армия с этим главнокомандующим2

Год Сырского. Как воюет украинская армия с этим главнокомандующим

Главное
Все новости →

Заўвага:

 

 

 

 

Закрыць Паведаміць